随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益凸显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

有着多年行业应用经验的某RFID企业负责人指出，当前档案管理工作中，有许多问题，突出的表现是：

(1)借还流程复杂，流通效率低下

现有的借还流程仍然需要人工打开资料扉页并找到条码位置然后才能扫描条码。这样的操作流程仍然较为繁琐，借还效率比较低。同时，条码容易破损，影响借还的效率。

因此，需要引入先进的读写技术以简化的资料借还流程，提高信息存储的安全，提高信息读写的可靠对，也提高借还资料的速度。

(2)大资料盘点和查找工作量大

依靠人工的资料盘点工作，特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录，费时劳神却又很难达到目的。引入先进的RFID资料盘点工具和方法，可实现资料盘点的自动化或半自动化。

RFID非接触、远距离、快速读取多个标签的特点，使盘点工作简单有效，RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;同样，可以轻松实现顺架等功能;归档时可以根据资料图形化路线(相当于电子地图)指示管理员员按正确位置顺利归档。

(3)借阅管理和安全防遗漏流程脱节

现阶段依靠人工手工记录的方式进行借阅管理，一方面借阅工作量较大，另一方面亦存在数据登录错误的情况，且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法跟踪等待，对资料的日常盘点、补缺工作影响极大。

RFID系统对现有的管理模进行改进，借用RFID和IC卡信息记录每份资料的进出库历史记录，从而可以与借还的历史记录进行匹配，进行资料自动跟踪预警。

(4)管理人员工作繁重

资料管理工作人员由于积年累月的重复性劳动，加上资料管理工作本身就很繁重，很容易让工作人员对资料室工作产生一定的消极思想;由于管理上存在缺陷，管理者对资料的管理也大伤脑筋。

目前，很多档案馆都是通过利用RFID系统对资料和档案进行管理，可以弥补管理上的缺陷，同时把工作人员从资料日常繁重的重复劳动中解放出来，其主要体现在以下几个方面：

1) RFID技术大大减少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技术的自动化工作，这样大大提高了流通工作人员的工作积极性和精神面貌。

2) RFID技术也解放了大批流通工作员。

(5)资料室通过RFID技术，数字化管理

通过使用RFID技术，可在资料室中实现快速清点功能、借/还时即时资料识别和安全防盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等，这使得相关管理员的工作变得更加轻松，简便。

综上所述，RFID带给资料室中的好处是显而易见的，这些好处最终归结到一点就是“加强资料管理、满足各层面人员需求”。