档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案智慧化管理档案库房的目的，档案管理系统方案包含以下模块：

1.档案入库管理：对新进档案进行登记、编码、分类、装订和存储等操作，保证档案能够依据规范标准有序地保存。

2.档案查询管理：提供多种查询方式，如按照文件编号、文件题名、客户名称、时间等条件查询，以满足用户快速检索档案的需求。

3.档案借阅管理：实现档案借阅的自动化处理，包括借阅申请、审批、借出、归还等流程，同时可以设置档案借阅权限，确保档案安全。

4.档案整理管理：对已有的档案进行整理归纳，制定档案整理计划，并按照计划进行整理工作，便于后期的使用和管理。

5.档案销毁管理：对于已经过期或者不再需要的档案进行销毁处理，确保档案管理的安全和规范。

新一代的智慧档案管理系统方案具有以下特点：

一、建设档案数字化平台。利用数字档案管理技术，实现对档案资料的数字化、电子化存储，提供全面、精准、快捷的检索、查询、备份等功能，有效提高档案管理效率。

二、多级权限管理体系。建立档案管理与安全保密的多级权限体系，以保证档案资料的机密性和安全性。同时，员工操作权限通过智能化授权自动化管理，规范和加强员工的行为约束。

三、档案管理业务的协同化。通过系统集成技术，将档案管理业务的各项流程路径有机地结合到数字化档案平台上，形成高效、便捷、协同的档案管理业务流程，进一步提升档案管理的工作效率。

四、数据报表及统计分析功能。系统能够对档案管理中的各项业务数据进行统计分析，并通过数据报表的形式进行清晰展示，为领导决策提供了有效支持。

太阳集团档案库房智慧感知平台4.0通过数字化技术与传统档案管理模式的融合，实现了档案存储、检索、管理等多项业务的智能化、自动化，为智慧档案馆档案管理提供了新的思路与手段。