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如何在七千万件档案中查找出一个特定的电子文件?

2022-11-03 13:37:54 兰台之家 1167
来源:国家档案局发布《“大数据时代”环境下数字档案信息挖掘与传播实践》研究报告




想象一下你要如何在40TB,大概七千万件档案中查找出一个特定地理位置相关的电子文件?现在你只需要一个平板电脑,点击地图上你感兴趣的地点,就会在旁边出现一张相关档案文件的列表,当你点进列表中,甚至能看到每一条文件的元数据......





美国国家档案馆和文档管理署(The National Archives and Records  Administration,以下简称NARA)既是接收、记录美国联邦政府重要文件的官方机构,也负责保管大量的国家历史档案资源。


NARA有数量巨大、检索功能齐全的数据库资源,通过美国国家档案馆网站可以充分利用美国国家档案馆馆藏超过5000万份的历史资料,为了方便用户利用,网站开发了一系列的网络数据库,如检索非电子文件的档案研究目录系统(Archives Research Catalog,ARC)、检索电子文件的档案数据库检索系统(Access to Archives Database,AAD)、国家档案馆图书馆目录(NARA Library Catalog)、检索缩微资料的缩微出版物检索系统(Microfilm Publications Search)以及肯尼迪总统暗杀记录收藏参考系统(Thepresident JohnF.Kennedy Assassination Records Collection Reference System),丰富的数据库资源极大的方便了用户的检索和利用。



为响应奥巴马政府的“大数据的研究和发展计划”国家战略,NARA与美国国家科学基金会NSF(National Science Foundation)、北卡罗莱纳大学教堂山分校联合启动了“十亿电子文件信息架构”项目(Cyberlnfrastructure of Billions of Electronic Records,CI-BER),为数十亿联邦政府电子文件建立母版,并实现不同方式的可视化呈现等,后来又加入了杜克大学、阿什维尔大学、阿什维尔市等新的合作伙伴,形成了一个分别代表计算机科学、政治学、人文科学、工程学、信息和图书馆学等领域的合作团队。



“想象一下你要如何在40TB,大概七千万件档案中查找出一个特定地理位置相关的电子文件?现在你只需要一个平板电脑,点击地图上你感兴趣的地点,就会在旁边出现一张相关档案文件的列表,当你点进列表中,甚至能看到每一条文件的元数据”,这是CI-BER项目组在2011年大数据分析与可视化专题讨论会上演示的阶段性成果,目前已实现的工具集包括:


  • 大数据集的检索
  • 在大量记录中识别出包含特定地理位置信息的文件
  • 定位能够打开这些文件的,应用软件打开文件
  • 从文件中抽取元数据
  • 确定文件有关的地理范围
  • 为索引附加文件元数据和所涉及地理位置的经纬度信息




这些工具都是针对NARA馆藏的联邦政府电子文件量身定做的,随着研究的不断深入,其功能将愈加完善。



在利用大数据分析技术深入挖掘信息资源的同时,NARA对信息的宣传与传播也很重视,不遗余力的扩大档案资源的影响力。NARA在很早之前就开始了对“新媒体与档案管理”这一课题的研究。


他们将“新媒体”定义为:以web2.0和社交媒体等网络新技术为支撑的信息交流平台,其中牵涉到社会参与和内容共享等一系列活动,政府机构和组织能够通过这一平台与广大民众紧密联系在一起。


在通常情况下,这一新技术平台由非政府的第三方组织(网络服务公司)运作,以其异常高效灵活的特点,日渐融入到人们的日常生活。档案管理机关如要跟上时代前进的脚步,对“新媒体平台”的利用将很重要。



新媒体以沟通互动为基础,也常被称为社交媒体。Nara将其进一步细分为三类:一是如微博、博客、维基网站那样鼓励创作并发布原创内容的网络空问;一是社交网络工具,如Facebook、LinkedIn等;还有一种是网上文件存储与共享空问,如Flickr、Picasa等。



NARA于2010年12月制足了一份详尽的社交媒体战略规划书,这一战略有六大核心理念:合作、领导、发起、多元、聚合、开放。并进一步细分出三大目标服务群体:内部员工、政府部门及社会公众。



关于内部员工,NARA相信新媒体技术可以帮助雇员们更有效率和活力地完成工作,网上信息共享与协作可以激发个人潜力,为解决问题提供帮助;对于政府部门,NARA希望通过新媒体,将不同政府部门的档案管理者、从业者们联合起来,提高政府档案管理的效率,并为新媒体平台上所产生的大量数字信息的记录保存寻找解决方案;而服务社会公众则是新媒体平台重要而根本的目标,同时也是呼吁公众为档案历史挖掘、档案文化传播贡献更多力量。


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