档案密集架智能化管理系统就是结合档案管理软件, 将档案数据和密集架控制系统相连接, 实现数据系统和控制系统的紧密结合, 从而实现档案库房管理的现代化、智能化。该系统包括数据管理、条码管理、案卷查询、档案借阅4大功能。

数据管理模块:负责管理日常数据的录入与存储。

条码管理系统:条码管理系统与档案管理软件原有数据同步实现数据查询, 并将查询出来的档案信息制作成对应的条码, 存放到档案管理数据库中, 通过档案管理系统将条码打印出来贴到对应的档案实体上。

案卷查询:包括条码查询、模糊综合查询、位置查询, 查询除了可获取档案的基本信息外, 还可获取该档案位于密集架上的位置信息。通过该位置信息可直接实现对架体的操作, 架体自动打开后, 存放该档案的架体的ＬＣＤ液晶屏会滚动显示档案内容及其所处的位置。

档案借阅:是实现档案管理借阅系统识别案卷是否在库, 给条码管理系统提供借阅、归还的数据表。

在智能档案管理密集架系统中定义了两个角色:数据提供方和输出方。数据提供方通过条码管理模块来实现信息的传递;输出方通过数据库从档案管理系统软件中获得元数据转换成条码, 从而获取档案的元信息来管理档案实体, 实现档案实体的智能化管理。